Vetëm sepse nuk e shihni personin tjetër përmes telefonit nuk do të thotë se duhet të harroni sjelljen e mirë.
Para se të kapim telefonin duhet të mos harrojmë se personi tjetër ka nevojë që të kuptojë se nuk ka gabuar në numër dhe se përgjigjja jonë është me rëndësi. Këtë janë këshillat e para:
- Kur ju thërret dikush në telefon duhet të prisni së paku deri sa telefoni të cingëroj dy herë. Mos e befasoni thirrësin. Kur përgjigjeni në thirrjen e parë është sikur ta hapni derën e shtëpisë menjëherë pas trokitjes.
- Prisni deri sa ta keni vënë dëgjuesen mirë në vesh (nëse nuk e përdorni altoparlantin), se ndoshta personi tjetër nuk i dëgjon fjalët e para pas shtypjes së pullës për pranim të thirrjes.
Pas kësaj, në telefon personal përgjigjuni me emrin tuaj, për shembull:
“Urdhëroni. Bujari këtu” ose “Mirë dita. Bujar Berisha nga fshati Denjë”.
Kështu personi e kupton se nuk flet me dikë tjetër gabimisht. Fjala ose fjalët e para janë me rëndësi jo vetëm për nderim të thirrësit, por sepse shpesh emri nuk dëgjohet mirë (lexoni këshillën më lartë).
Shumë njerëz frikohen që të nderojnë thirrësin se mos është person i panjohur dhe ndoshta ka qëllime të këqija. Ky mendim është gabim për tre arsye kryesore.
- Duhet të mendoni pozitivisht dhe se nuk janë gjithë bota pa kulturë.
- Nëse personi tjetër ka për qëllim ofendimin e të tjerëve përmes telefonit nderimi juaj e pengon më shumë atë se sa “alo”-ja juaj pa asnjë nderim.
- Sa herë ka ndodhur të ju thërras dikush vetëm për të ju ofenduar?!
Telefoni i shoqërisë (company) për të cilën punoni
Nëse përgjigjeni në telefon ku punoni nuk duhet të harroni se nuk ju thërrasin aty gjithmonë shoqet dhe shokët, por klientët. Këtu sjellja e mirë ka rëndësi shumë të madhe.
- Para se të përgjigjeni në telefon, lejoni që të cingëroj telefoni së paku dy herë. Mos e befasoni thirrësin.
- Mos e kapni telefonin nëse jeni duke ngrënë. Nëse vendosni që të hani gjatë orarit të punës, futni kafshatë të vogël në gojë se ka mundësi që të thërras dikush në ndërkohë.
- Mos e pyetni kolegun ose kolegen nëse nuk e dini përgjigjen kur ju dëgjon thirrësi. Kështu ai mendon se ju nuk keni dituri të mjaftueshme dhe se po humb kohë duke biseduar me ju.
Përgjigjja në telefonin e shoqërisë për të cilën punoni
Këto gjëra janë me rëndësi:
- Përshëndetja sipas kohës së ditës
(psh. Mirë dita, mirë mëngjesi, mirë mbrëma) - Emri i shoqërisë ose zyrës
(psh. Kuvendi Komunal i Kantonit të Gjakovës) - Emri juaj
(Këtu Vjollca Kodra)
Psh. Mirë dita. Kuvendi Komunal i Kantonit të Gjakovës. Vjollca Kodra në telefon.
Pas secilës fjali duhet të prisni pakës që dëgjuesi ti ketë kuptuar fjalët e thëna. Mos i thuaj fjalitë shpejtë pas njëra tjetrës. Thuaj ashtu sikur që janë në të vërtetë ato fjali. Ato janë njoftim për diçka për thirrësin, jo sepse ju e keni obligim t'i thuani. Fjalët pa kuptim tingëllojnë pa kuptim.
Vetëm nëse veproni sipas këtyre rreguallave personi e ka kuptuar se nuk është në adresë të gabuar. Në këtë shembull nga më lartë e ka kuptuar gjithashtu se Kantoni i Gjakovës sillet mirë me thirrësit dhe e ka kuptuar se po bisedon me Vjollca Kodrën e cila fjalët i thotë me respekt për tjetrin dhe gjuhën shqipe.
Kjo vlen për të gjithë që përgjigjen në telefon, edhe nëse janë të lidhur me telefon nga recepcioni.
Nëse e lidhim thirrjen me telefon tjetër në ndërtesë të shoqërisë ku punojmë
- Tregoni kolegut qartë arsyen pse po thërret personi, para se të bisedoj ai ose ajo me thirrësin. Mos e lejo thirrësin që ta përsëris edhe një herë atë që ju ka treguar juve. Mos e terrorizoni atë pa nevojë.
- Nëse ju jeni personi i dytë brenda kompanisë përgjigjuni gjithashtu me emër dhe mbiemër dhe menjëherë tregojni thirrësit se e dini arsyen pse ju thërret ai. Mos i jepni përgjigje me nguti. Pyetni atë që ta konfirmoj arsyen pse ka thirrur dhe pyetni nëse ka mundësi që të ju sqaroj edhe një herënëse e konsideroni të nevojshme përsëritjen. Mos gabo duke u paraqitur se e keni kuptuar se pendoheni pastaj.
- Nëse ju je jeni personi i tretë apo i katërt, kërkoni patjetër falje që personat më parë nuk kanë pasur mundësi që t’i ndihmojnë atij.
Shpesh e vërejmë se kur thërrasim shqoqërinë personi i dytë përgjigjet me vetëm “alo”. Por ne nuk e dimë tani se kush thotë “alo”: a është ky personi me të cilin biseduam deri tani apo person tjetër. Zëri nuk na intereson neve kur thërrasim kompaninë por koncentrohemi në qëllimin e thirrjes sonë.